PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã
được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận và điều này ngày càng được khẳng định qua
công tác quản lý nhân sự đặc biệt quan tâm, coi trọng. Tổ chức hình thành nên
bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực khác trong tổ chức,con
người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên của tổ chức. Tổ chức muốn đạt
được mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ lao động phù hợp về
số lượng và chất lượng. Phân tích công việc là việc đầu tiên cần phải làm của
mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc là cơ sở cho những công tác quản
lý khác như: Thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng, bố
trí nhân sự… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ quản trị nhân
sự tốt. Xuất phát từ vai trò quan trọng như vậy trong bài tiểu luận này chúng
tôi xin giới thiệu về vấn đề Phân tích công việc với những nội dung sau:
+ Một số khái niệm liên quan đến Phân tích công việc
+ Ý nghĩa của việc phân tích công việc
+ Mối quan hệ phân tích công việc với các hoạt động khác trong quản lý nhân sự tổ chức
+ Phương pháp thu thập số liệu để phân tích công việc
+ Sản phẩm của phân tích công việc
+ Vấn đề phân tích công việc ở Việt Nam và một số xu hướng trong phân tích công việc.
Chúng tôi đã cố gắng sưu tầm tài liệu kết hợp với các phương pháp phân tích, so sánh để làm rõ vấn đề. Tuy vậy không thể tránh khỏi những sai sót mong cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến để chúng tôi hoàn thiện bài tiểu luận được tốt hơn. Xin chân thành cảm ơn!
Chương 1: Khái quát chung
+ Một số khái niệm liên quan đến Phân tích công việc
+ Ý nghĩa của việc phân tích công việc
+ Mối quan hệ phân tích công việc với các hoạt động khác trong quản lý nhân sự tổ chức
+ Phương pháp thu thập số liệu để phân tích công việc
+ Sản phẩm của phân tích công việc
+ Vấn đề phân tích công việc ở Việt Nam và một số xu hướng trong phân tích công việc.
Chúng tôi đã cố gắng sưu tầm tài liệu kết hợp với các phương pháp phân tích, so sánh để làm rõ vấn đề. Tuy vậy không thể tránh khỏi những sai sót mong cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến để chúng tôi hoàn thiện bài tiểu luận được tốt hơn. Xin chân thành cảm ơn!
Chương 1: Khái quát chung
1. Một số khái niệm liên quan đến phân tích công
việc
Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động lao động
riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện, thể
hiện công việc bắt buộc phải làm theo những cam kết nhât định .Vị trí biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi
một người lao động, khái niệm vị trí vừa chỉ vị trí công việc đảm nhận vừa chỉ
địa vị của cá nhân trong tổ chức
Nghề là khái niệm chỉ tập hợp các công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau nhất định ở các đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động phải có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có kĩ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.Công việc trong một tổ chức được hiểu là tất cả những nhiệm vụ mà một người lao động hoặc nhóm người lao động phải đảm nhận. Công việc chỉ rõ nhiệm vụ chức năng mà một người phải đảm nhận và là kết quả của sự phân công lao động trong tổ chức
Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... của người thực hiện công việc.Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.
Nghề là khái niệm chỉ tập hợp các công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau nhất định ở các đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động phải có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có kĩ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.Công việc trong một tổ chức được hiểu là tất cả những nhiệm vụ mà một người lao động hoặc nhóm người lao động phải đảm nhận. Công việc chỉ rõ nhiệm vụ chức năng mà một người phải đảm nhận và là kết quả của sự phân công lao động trong tổ chức
Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... của người thực hiện công việc.Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.
2. Ý nghĩa của phân tích công việc
2.1 Đối với nhà quản lý
2.1 Đối với nhà quản lý
-Phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công viêc
- Dự báo số lượng, chất lượng nhân sự cần thiết
- Sản xuất và phân công công việc để tránh chồng chéo
- Là cơ sở cho việc tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp với công việc
- Giúp đánh giá được mức độ ảnh hưởng của môi trường đối với quá trình thực thi
- Là căn cứ cho kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc
- Là cơ sở để lên kế hoạch phát triển cán bộ và xây dựng các chương trình đào tạo cần thiết
- Xây dựng chế độ lương thưởng công bằng
2.2 Đối với người thực thi công việc
Xác định rõ yêu cầu của công việc, hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn .Dựa trên bản yêu cầu chuyên môn của công việc, có thể xây dựng kế hoạch làm việc và học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu của công việc.Có thể xây dựng các mối quan hệ trong thực thi được tốt hơn
3. Yêu cầu của phân tích công việc
- Phải dựa trên cơ sở thông tin chính xác, đầy đủ
- Dựa trên cơ sở bản mô tả công việc, thực tế công việc
- Cụ thể
-Toàn diện
- Hệ thống
- Khách quan
- Dự báo số lượng, chất lượng nhân sự cần thiết
- Sản xuất và phân công công việc để tránh chồng chéo
- Là cơ sở cho việc tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp với công việc
- Giúp đánh giá được mức độ ảnh hưởng của môi trường đối với quá trình thực thi
- Là căn cứ cho kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc
- Là cơ sở để lên kế hoạch phát triển cán bộ và xây dựng các chương trình đào tạo cần thiết
- Xây dựng chế độ lương thưởng công bằng
2.2 Đối với người thực thi công việc
Xác định rõ yêu cầu của công việc, hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn .Dựa trên bản yêu cầu chuyên môn của công việc, có thể xây dựng kế hoạch làm việc và học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu của công việc.Có thể xây dựng các mối quan hệ trong thực thi được tốt hơn
3. Yêu cầu của phân tích công việc
- Phải dựa trên cơ sở thông tin chính xác, đầy đủ
- Dựa trên cơ sở bản mô tả công việc, thực tế công việc
- Cụ thể
-Toàn diện
- Hệ thống
- Khách quan
Chương 2: Nội dung cơ bản của phân tích công việc
1. Quy trình phân tích công việc và các phương pháp phân tích công việc
1.1 Quy trình phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc
Mục đích chung nhất của phân tích công việc là thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánh giá thành tích, và thiết lập hệ thống trả lương.Phân tích công việc cung cấp thông tin về yêu cầu của công việc là gì, những đặc điểm nhân viên cần có để thực hiện công việc đó. Sự mô tả này về nhân viên và những thông tin cụ thể về công việc được sử dụng để quyết định loại người nào được chiêu mộ và lựa chọn.Thông tin phân tích công việc có thể là tư liệu cần thiết để phát triển chương trình đào tạo và hệ thống đánh giá thành tích.
Thêm vào đó, những thông
tin này có thể trợ giúp người giám sát và nhân viên xác định rõ vai trò của
mình, giảm thiểu các mâu thuẫn và sự nhập nhằng trong quan hệ. Thông tin phân
tích công việc có thể được sử dụng để xác định các công việc tương tựnhau và vì
vậy nó làm cơ sở để bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên, với mức chi phí thấp
nhất. Tương tự, dữ liệu này cũng có thể được sử dụng để xác định các định hướng
nghề nghiệp cho nhân viên. Một ứng dụng phổ biến của phân tích công việc là
đánh giá công việc và thông qua đó xác lập cấu trúc lương công bằng. Ứng dụng
khác của thông tin phân tích công việc là dự đoán tính chất của các công việc
tương lai. Môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng, và sự thay đổi công
việc xảy ra nhanh hơn nhiều so với trong quá khứ.
Trước khi tiến hành phân tích công việc cần phải xác định thông tin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì?
Phân tích công việc sẽ giúp doanh nghiệp :
+Tuyển dụng một vị trí mới
+Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự
+Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
+Xác định nhu cầu đào tạo
+Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
+Xác định mức lương thưởng cho phù hợp
+Cải thiện môi trường và điều kiện làm việc
Khi nắm rõ mục đích của phân tích công việc sẽ giúp nhà quản lý xác định những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp.Ví dụ như nếu mục đích của phân tích công việc là để cung cấp thông tin cho quá trình tuyển dụng thì bạn phải thu thập các thông tin định tính về các nhiệm vụ chính của công việc, các yêu cầu về kiến thức và kĩ năng đối với người thực hiện công việc và các điều kiện làm việc.Khi phân tích công việc cần phải thông báo mục đích của việc phân tích việc tới những người có liên quan
Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản lên quan
Trước khi tiến hành phân tích công việc, bạn cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức. một bản sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào. Nhà phân tích công việc phải lựa chọn phương pháp và thủ tục hữu hiệu nhất để tiến hành phân tích công việc. Tuy nhiên, ngay cả trước khi việc lựa chọn này được hoàn tất, một cái nhìn tổng thể về tổ chức và công việc là cần thiết. Cái nhìn tổng quan này cung cấp cho nhà phân tích một bức tranh toàn diện về sự sắp xếp, bố trí của các phòng ban, đơn vị và công việc. Thêm vào đó, điều này cũng giúp cho nhà phân tích hiểu thấu đáo về dòng công việc trong tổ chức. Để đạt được một bức tranh hoàn chỉnh về cấu trúc và các quan hệ trong tổ chức, hai loại biểu đồ sau là đặc biệt hữu ích là: Sơ đồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị cấu thành trong tổ chức. Mối quan hệ trực tuyến và chức năng cũng được chỉ ra. Một sơ đồ cơ cấu tổ chức điển hình sẽ cung cấp những thông tin về số lượng các cấp trong tổ chức, số lượng của những phòng chức năng, và các mối quan hệ báo cáo trong tổ chức.
Loại biểu đồ thứ hai là sơ đồ về tiến trình, nó chỉ ra một tập hợp của những công việc cụ thể liên quan đến các công việc khác như thế nào. Vì vây, sơ đồ về tiến trình không chỉ đơn giản là chỉ ra mối quan hệ cơ cấu trong số các công việc (như trong sơ đồ cơ cấu tổ chức điển hình) mà nó còn chỉ ra dòng công việc và những công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn.
Sơ đồ tổ chức có thể được xây dựng theo các cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và cơ cấu của tổ chức. Để lập một sơ đồ tổ chức ta phải :
+Liệt kê tất cả các vị trí có trong doanh nghiệp theo chức vụ công việc
+Nhóm các vị trí có cùng nhiệm vụ với nhau để tạo ra các nhóm công việc
+Tạo ra các mối quan hệ giữa các nhóm công việc với nhau
Từ sơ đồ của tổ chức nhà quản lý có thể :
+Lý giải sự tồn tại của công viêc là cần thiết cho hoạt động của tổ chức
+Xác định các mối quan hệ của công việc với các công việc khác trong tổ chức
+Những yếu tố đầu vào nào( thông tin, nguyên vật liệu, tài chính, vv…) cần phải được cung cấp để có thể thực hiện công viêc ?
Trước khi tiến hành phân tích công việc cần phải xác định thông tin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì?
Phân tích công việc sẽ giúp doanh nghiệp :
+Tuyển dụng một vị trí mới
+Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự
+Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
+Xác định nhu cầu đào tạo
+Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
+Xác định mức lương thưởng cho phù hợp
+Cải thiện môi trường và điều kiện làm việc
Khi nắm rõ mục đích của phân tích công việc sẽ giúp nhà quản lý xác định những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp.Ví dụ như nếu mục đích của phân tích công việc là để cung cấp thông tin cho quá trình tuyển dụng thì bạn phải thu thập các thông tin định tính về các nhiệm vụ chính của công việc, các yêu cầu về kiến thức và kĩ năng đối với người thực hiện công việc và các điều kiện làm việc.Khi phân tích công việc cần phải thông báo mục đích của việc phân tích việc tới những người có liên quan
Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản lên quan
Trước khi tiến hành phân tích công việc, bạn cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức. một bản sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào. Nhà phân tích công việc phải lựa chọn phương pháp và thủ tục hữu hiệu nhất để tiến hành phân tích công việc. Tuy nhiên, ngay cả trước khi việc lựa chọn này được hoàn tất, một cái nhìn tổng thể về tổ chức và công việc là cần thiết. Cái nhìn tổng quan này cung cấp cho nhà phân tích một bức tranh toàn diện về sự sắp xếp, bố trí của các phòng ban, đơn vị và công việc. Thêm vào đó, điều này cũng giúp cho nhà phân tích hiểu thấu đáo về dòng công việc trong tổ chức. Để đạt được một bức tranh hoàn chỉnh về cấu trúc và các quan hệ trong tổ chức, hai loại biểu đồ sau là đặc biệt hữu ích là: Sơ đồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị cấu thành trong tổ chức. Mối quan hệ trực tuyến và chức năng cũng được chỉ ra. Một sơ đồ cơ cấu tổ chức điển hình sẽ cung cấp những thông tin về số lượng các cấp trong tổ chức, số lượng của những phòng chức năng, và các mối quan hệ báo cáo trong tổ chức.
Loại biểu đồ thứ hai là sơ đồ về tiến trình, nó chỉ ra một tập hợp của những công việc cụ thể liên quan đến các công việc khác như thế nào. Vì vây, sơ đồ về tiến trình không chỉ đơn giản là chỉ ra mối quan hệ cơ cấu trong số các công việc (như trong sơ đồ cơ cấu tổ chức điển hình) mà nó còn chỉ ra dòng công việc và những công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn.
Sơ đồ tổ chức có thể được xây dựng theo các cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và cơ cấu của tổ chức. Để lập một sơ đồ tổ chức ta phải :
+Liệt kê tất cả các vị trí có trong doanh nghiệp theo chức vụ công việc
+Nhóm các vị trí có cùng nhiệm vụ với nhau để tạo ra các nhóm công việc
+Tạo ra các mối quan hệ giữa các nhóm công việc với nhau
Từ sơ đồ của tổ chức nhà quản lý có thể :
+Lý giải sự tồn tại của công viêc là cần thiết cho hoạt động của tổ chức
+Xác định các mối quan hệ của công việc với các công việc khác trong tổ chức
+Những yếu tố đầu vào nào( thông tin, nguyên vật liệu, tài chính, vv…) cần phải được cung cấp để có thể thực hiện công viêc ?
Bước 3: Lựa chọn người thực
hiện công việc tiêu biểu để phân tích
Đối với công việc do nhiều người khác nhau thực hiện, nhà quản lý sẽ không có nhiều thời gian để thu thập thông tin của tất cả mọi người có liên quan. Thậm chí nếu có đủ thời gian thì nhà quản lý cũng không nên tốn sức phải làm như vậy bởi vì tất cả họ đều thực hiện công việc giống nhau cho nên thông tin họ cung cấp cho bạn cũng sẽ giống nhau.Vậy ai sẽ là người sẽ được quan sát và phỏng vấn để phân tích công việc? Phân tích công việc nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kĩ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc cho nên nhà quản lý nên chọn những người thực hiện công việc đạt mức yêu cầu
Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc:Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
Đối với công việc do nhiều người khác nhau thực hiện, nhà quản lý sẽ không có nhiều thời gian để thu thập thông tin của tất cả mọi người có liên quan. Thậm chí nếu có đủ thời gian thì nhà quản lý cũng không nên tốn sức phải làm như vậy bởi vì tất cả họ đều thực hiện công việc giống nhau cho nên thông tin họ cung cấp cho bạn cũng sẽ giống nhau.Vậy ai sẽ là người sẽ được quan sát và phỏng vấn để phân tích công việc? Phân tích công việc nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kĩ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc cho nên nhà quản lý nên chọn những người thực hiện công việc đạt mức yêu cầu
Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc:Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
- Thông tin về yêu cầu
nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu
cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng,
các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá
nhân. Thông tin về các yêu cầu đặc
điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng
cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
-Các
thông tin về điều kiện thực hiện công việc:Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc
như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều
kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục… Bước 5: Thẩm định kết quả phân
tích
Sau bước phân tích công
việc, cần phải thẩm định những thông tin thu thập với những người thực hiện
khác và người quản lý( hay giám sát ) công việc này. Việc thẩm định này sẽ giúp
cho nhà phân tích :
+Khi thẩm định Khẳng
định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc
+Bổ sung những thông tin
còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch
+Nhận được sự nhất trí
của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc những
thông tin thu thập được về công việc nhà phân tích cần yêu cầu nhà quản lý xác
định :Tuy nhiên một số người quản lý có thể đòi hỏi cao hơn ở người nhân viên
so với yêu cầu của công việc. Điều này có thể làm sai lệch thông tin về công
việc
2. Mối quan hệ của phân
tích công việc với các hoạt động khác trong quản lý nhân sự tổ chức
Phân tích công đầu tiên
quan trọng để thực hiên các hoạt động tiếp theo về quản lý nguồn nhân lực trong
tổ chức nguồn nhân lực trong tổ chức. Có thể nối trong quá trình phân tích công
việc của bất cứ một tổ chức nào dù đó là cơ quan nhà nước hay là tổ chức tư nhân
thì nó chính là tiền đề để thực hiện các khâu khác trông tổ chức.Đó là cơ sở để
lập kế hoạch nguồn nhân lực trong mỗi giai đoạn của tổ chức. khi phân tích công
việc được hoàn thành, thì tổ chức biết nguồn nhân lực sẵn có của tổ chức như
thế nào? Để nhà quản lý dự tù kế hoạch nhân sự của tổ chức, nhà quản lý có thể
tuyển dụng nguồn nhân lực mà tổ chức mình đang cần, quá trình phân tích công
việc cho phép nhà quản lý đánh giá nguồn nhân lực của tổ chức đồng thời có xây
dựng chế độ tiền lương, hay phúc lợi cho nhân sự của tổ chức.
Có thể nói trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực, những thông tin từ phân tích công việc mang lại có thể giúp tổ chức đưa ra các quyết định liên quan. Những thông tin mà phân tích công việc mang lại, không chỉ giúp ích cho hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực hay làm cơ sở cho việc tuyển dụng mà nó góp phần trong việc xem xét toàn diện mức độ khó dễ ở mỗi vị trí công việc của tổ chức và độ khó của mỗi công việc để nhà quản lý có mức lương thích hợp trả cho mỗi vị trí đó, chính việc phân tích công việc cho nhà quản lý một cái nhìn toàn vẹn hơn về việc đào tạo, bồi dưỡng, nhân lực của tổ chức cho đúng với mục tiêu của tổ chức.vì vậy trong quá trình phân tích công việc của tổ chức là làm cho tổ chức thấy rõ nguồn nhân lực mà mình đang có được đào tạo một cách bài bản và chất lượng không. Để có kế hoạch bồi dưỡng. Mỗi tổ chức không chỉ có tầm nhìn ở hiện tại mà còn phải tính cho tương lại của tổ chức đó, phải có dự trữ về nguồn nhân lực để luôn đảm bảo rằng tổ chức đó phát triển một cách tốt nhất và vận hành trơn trua mọi công việc, vì vậy việc xác định được lực lượng kế cân của chính tổ chức.
Có thể nói trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực, những thông tin từ phân tích công việc mang lại có thể giúp tổ chức đưa ra các quyết định liên quan. Những thông tin mà phân tích công việc mang lại, không chỉ giúp ích cho hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực hay làm cơ sở cho việc tuyển dụng mà nó góp phần trong việc xem xét toàn diện mức độ khó dễ ở mỗi vị trí công việc của tổ chức và độ khó của mỗi công việc để nhà quản lý có mức lương thích hợp trả cho mỗi vị trí đó, chính việc phân tích công việc cho nhà quản lý một cái nhìn toàn vẹn hơn về việc đào tạo, bồi dưỡng, nhân lực của tổ chức cho đúng với mục tiêu của tổ chức.vì vậy trong quá trình phân tích công việc của tổ chức là làm cho tổ chức thấy rõ nguồn nhân lực mà mình đang có được đào tạo một cách bài bản và chất lượng không. Để có kế hoạch bồi dưỡng. Mỗi tổ chức không chỉ có tầm nhìn ở hiện tại mà còn phải tính cho tương lại của tổ chức đó, phải có dự trữ về nguồn nhân lực để luôn đảm bảo rằng tổ chức đó phát triển một cách tốt nhất và vận hành trơn trua mọi công việc, vì vậy việc xác định được lực lượng kế cân của chính tổ chức.
3.1. Thông
tin về tình hình thực hiện công việc:
Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...
3.2 Trình tự thực hiện phân tích công việc
Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...
3.2 Trình tự thực hiện phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục
đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức
thu thập thông tin hợp lý nhất
Bước 2: Thu thập các
thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu,
chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ dồ quy định công
nghệ và bản mô tả công việc cũ( nếu có)
Bước 3: Lựa chọn các vị
trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm
giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân
tích các công việc tương tự như nhau
Bước 4: Áp dụng các
phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.Tùy theo yêu
cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo dạng hoạt
động và khả năng tài chính có thể sử dụng nhiều hoặc kết hợp nhiều phương pháp
thu thập thông tin
Bước 5: Kiểm tra, xác
minh lại tính chính xác của thông tin, những thông tin thu thập để phân tích
công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại bởi mức độ chính xác, đầy đủ bằng
chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị giám sát
thực hiện công việc đó
Bước 6: Xây dựng bản mô
tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
4. Những vấn đề lý luận
chung về tuyển dụng trong tổ chức
4.1 Các khái niệm cơ bản
-Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút những ứng viên từ nhiều nguồn
khác nhau đến nộp đơn đăng ký tìm việc làm và lựa chọn trong số họ những
người phù hợp nhất với các tiêu chuấn và yêu cầu của các vị trí cần tuyển.
Tuyển dụng nhân lực là một trong những hoạt động quan trọng của quản
4.1 Các khái niệm cơ bản
-Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút những ứng viên từ nhiều nguồn
khác nhau đến nộp đơn đăng ký tìm việc làm và lựa chọn trong số họ những
người phù hợp nhất với các tiêu chuấn và yêu cầu của các vị trí cần tuyển.
Tuyển dụng nhân lực là một trong những hoạt động quan trọng của quản
trị nguồn nhân lực. Quá trình tuyển dụng bao gồm
quá trình tuyển mộ và quá
trình tuyển chọn.
-Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực
lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức đến đăng ký, nộp
đơn tìm việc làm. Kết thúc quá trình tuyển mộ, tổ chức sẽ thu được đơn xin việc
của người lao động.
Quá trình tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển
chọn. Tuyển mộ là khâu cung cấp đầu vào cho tuyển chọn. Quá trình tuyển mộ
được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tuyển chọn, tiết kiệm chi phí
tuyển dụng và tổ chức sẽ tìm được những người lao động phù hợp với công
việc. Ngược lại, nếu thực hiện không tốt quá trình tuyển mộ thì những người lao
động có trình độ cao, có khả năng đáp ứng công việc có thể đã không được lựa
chọn hoặc có ít người nộp đơn xin việc hơn so với nhu cầu tuyển dụng thì việc
tuyển chọn cũng không có hiệu quả.
Tuyển mộ là một quá trình phức tạp, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng
nguồn nhân lực trong tổ chức. Không chỉ ảnh hưởng tới tuyển chọn, tuyển mộ
còn ảnh hưởng đến nhiều chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như đánh
giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,
các mối quan hệ lao động,…
-Tuyển chọn là bước tiếp sau của tuyển mộ. Tuyển mộ là tập trung các
ứng viên lại, còn tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều
khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để quyết định xem
trong số các ứng viên ấy ai là người hội tụ đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho
công ty.
Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản
mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện.
Quá trình tuyển chọn cần đáp ứng đủ 3 yêu cầu sau:
- Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch hoá
nguồn nhân lực của công ty.
- Tuyển chọn được những người lao động có trình độ phù hợp với yêu cầu công
việc nhằm đạt được năng suất lao động cao.
- Tuyển chọn được những người có đủ sức khoẻ, đạo đức, kỷ luật, trung thực, có
động cơ làm việc tốt, có khả năng gắn bó lâu dài với công ty.
4.2 Vai trò của tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng là điều kiện trung tâm cho sự thắng lợi của tổ chức. Hoạt
động tuyển dụng được thực hiện tốt thì trong tương lại tổ chức sẽ có một đội
ngũ lao động có chuyên môn cao, đáp ứng được yêu cầu công việc, nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức. Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ tạo cho
tổ chức có một lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực so với các tổ chức khác
trong cùng lĩnh vực, ngành nghề.
Tuyển dụng được những ứng viên phù hợp sẽ giúp tổ chức tránh được
những thiệt hại và rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh như không mất
chi phí cho đào tạo lai, tuyển dụng lại, tránh được những tai nạn lao động trong
quá trình thực hiện công việc,…
Tuyển dụng tốt còn là điều kiện để thực hiện hiệu quả các hoạt động quản
trị nguồn nhân lực khác như: đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực, quan hệ lao động,…
Công tác tuyển dụng được thực hiện tốt sẽ giúp những người lao động
được nhận vào làm việc ở những vị trí công việc phù hợp với khả năng, trình
độ, sở trường và tính cách của mình. Điều này góp phần tạo ra sự thoả mãn
trong lao động, tạo động lực làm việc cho người lao động và nâng cao năng suất
lao động. Từ đó, người lao động sẽ tin tưởng, gắn bó trung thành với tổ chức,
làm việc tốt hơn khiến hoạt động của tổ chức luôn đạt hiệu quả cao. Như vậy, có
thể nói tuyển dụng là dấu hiệu đầu tiên cho sự thành công của tổ chức.
4.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực trong tổ chức
4.3.1 Các yếu tố thuộc về tổ chức
Những tổ chức có uy tín, được ứng viên đánh giá càng cao thì càng có
khả năng thu hút được nhiều ứng viên giỏi. Tâm lý chung của người xin việc là
muốn tìm được công việc tốt, ổn định. Những tổ chức có uy tín trên thị trường
sẽ có khả năng cung cấp những công việc thoả mãn những mong muốn đó. Vì
vậy, người lao động thường chú trọng nộp đơn xin việc vào các tổ chức có uy
tín. Ngược lại, những tổ chức bị ứng viên đánh giá thấp thường có ít ứng viên
và khả năng thu hút được những ứng viên giỏi không lớn.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến chi phí mà doanh
nghiệp dự định sẽ chi trả cho hoạt động tuyển dụng. Những doanh nghiệp có
khả năng tài chính lớn sẽ sẵn sàng đầu tư lượng chi phí lớn để xây dựng một
quy trình tuyển dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Nhờ đó, tổ chức thu hút
được nhiều ứng viên hơn. Đồng thời, những tổ chức có tiềm lực về tài chính sẽ
có khả năng chi trả lương cao và ổn định. Tiền lương và mức độ đóng góp của
nhân viên cho doanh nghiệp có mối quan hệ tương hỗ. Việc trả lương cao chính
là yếu tố tạo động lực tốt để những người lao động giỏi nộp đơn xin việc vào
những vị trí trống trong tổ chức.
Quảng cáo không chỉ là hình thức quảng bá sản phẩm, hàng hoá dịch vụ,
lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà còn gây dựng được hình ảnh, uy tín của tổ
chức trên thị trường. Ngày nay, nhiều tổ chức đầu tư một lượng chi phí lớn cho
việc quảng cáo. Nhờ đó mà mọi người đều biết đến tổ chức. Đây cũng là một
cách để tổ chức thu hút được nhiều ứng viên.
Hoạt động tuyển dụng còn bị ảnh hưởng bởi công tác công đoàn. Công
đoàn là lực lượng bảo vệ, đại diện cho người lao động. Công đoàn sẽ có phản
ứng nếu các cấp quản trị tuyển dụng nhân lực thiếu bình đẳng hoặc phân biệt
đối xử.Đồng thời, bầu không khí văn hoá của tổ chức cũng tác động lớn đến
tuyển dụng. Văn hoá tổ chức là món ăn tinh thần, chất keo đoàn kết, là niềm tự
hào cho mỗi cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Một tổ chức có bầu không
khí năng động, đoàn kết, trẻ trung, kích thích sáng tạo thì cấp quản trị sẽ tuyển
chọn được nhiều nhân tài.
Hoạt động tuyển dụng phải được tiến hành công khai và bình đẳng với
mọi ứng viên. Nhà tuyển dụng phải công bằng thì mới đảm bảo tuyển được
những người thực sự có năng lực, phù hợp với công việc. Ngược lại, những nhà
tuyển dụng thiếu công bằng sẽ tuyển lựa lao động phụ thuộc vào các mối quan
hệ riêng, tuyển những người lao động không phù hợp với công việc, không đáp
ứng được các tiêu chuẩn tuyển chọn của tổ chức, làm giảm hiệu quả của hoạt
động tuyển dụng.
4.3.2 Các yếu tố thuộc về môi trường
Doanh nghiệp cần nhìn nhận được mối quan hệ giữa cung và cầu về loại
lao động mà doanh nghiệp đang sử dụng.Khi cung lao động lớn hơn cầu lao động sẽ dẫn đến dư thừa lao động. Thường thì khi tỷ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên
càng nhiều và tổ chức càng dễ tuyển nhân viên. Cùng một công việc sẽ có nhiều
người nộp đơn xin việc và nhà quản trị sẽ có cơ hội để lựa chọn được những
ứng viên phù hợp nhất với công việc. Ở Việt Nam, dân số phát triển nhanh, lực
lượng lao động hàng năm cần việc làm ngày càng đông. Đây chính là một điều
kiện thuận lợi cho các nhà tuyển dụng.
Ngược lại, nếu cung lao động nhỏ hơn cầu lao động thì công tác tuyển
dụng sẽ gặp khó khăn. Nhà quản trị cần chớp lấy cơ hội tuyển dụng để đảm bảo
ứng viên được lựa chọn vẫn đáp ứng đủ yêu cầu đã được đặt ra mà không bị đối
thủ cạnh tranh “nẫng tay trên”.
Trong nền kinh tế thị trường, các tổ chức không phải chỉ cạnh tranh về
sản phẩm, hàng hoá dịch vụ mà còn cạnh tranh về số lượng và chất lượng nguồn
nhân lực. Nguồn nhân lực là tài sản quý giá nhất mà các tổ chức phải lo gìn giữ,
duy trì và phát triển. Để thực hiện được điều đó, các tổ chức phải có chính sách
nhân sự hợp lý, chế độ đãi ngộ tốt thì mới thu hút được nhân tài, giữ chân được
nhân viên ở lại với mình. Nguồn nhân lực giỏi chính là yếu tố quyết định sự
thắng lợi của tổ chức trong điều kiện thị trường cạnh tranh khốc liệt. Tổ chức
nào càng có sức mạnh trong cạnh tranh thì càng thu hút được nhiều nhân tài.
Ngược lại, nếu chính sách đãi ngộ không tốt thì tổ chức sẽ dễ mất nhân tài mà
việc tuyển dụng được những người tương đương là không dễ dàng, lại tốn thời
gian và tiền bạc.
Tình trạng kinh tế có ảnh hưởng lớn đến hoạt động tuyển dụng. Trong
giai đoạn kinh tế suy thoái, bất ổn có chiều hướng đi xuống, công ty thường thu
hẹp quy mô. Một mặt nó vẫn cần phải duy trì lực lượng lao động lành nghề, một
mặt phải cắt giảm chi phí lao động bằng cách không tuyển thêm lao động, giảm
giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm thời hoặc nghỉ việc,… khiến tỷ lệ thất
nghiệp gia tăng.
Ngược lại, khi kinh tế phát triển, công ty lại có nhu cầu mở rộng sản xuất
kinh doanh. Việc mở rộng sản xuất này đòi hỏi công ty phải tuyển thêm lao
động có trình độ, tăng lương và các chế độ đãi ngộ để thu hút được nhân tài.
Rõ ràng, kinh tế phát triển hay suy thoái đều có ảnh hưởng đến hoạt động
tuyển dụng.
4.4 Nội dung của tuyển dụng nhân lực
Khi có nhu cầu tuyển dụng, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lực lượng lao
động bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài. Mỗi nguồn
đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, tổ chức sẽ
quyết định nên tuyển mộ từ nguồn nào.
Nguồn này bao gồm những người đang làm việc cho tổ chức. Nguồn bên
trong thường được ưu tiên hàng đầu bởi nhiều ưu điểm của nó. Nguồn bên trong
gồm những người lao động đã qua thử thách về lòng trung thành, thái độ
nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm với công việc. Sử dụng nguồn này sẽ tiết
kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng. Người lao động đã quen với công
việc trong tổ chức khiến quá trình thực hiện công việc được diễn ra liên tục. Họ
dễ dàng thích nghi với công việc mới hơn. Họ đã quen với những đặc điểm,
mục tiêu, định hướng, văn hóa của tổ chức nên ít bỏ việc. Sử dụng nguồn nội bộ
sẽ hạn chế được một cách tối đa việc ra các quyết định sai trong đề bạt và
thuyên chuyển lao động. Đồng thời, hình thức tuyển dụng trực tiếp từ các nhân
viên đang làm việc trong tổ chức sẽ tạo ra sự thi đua giữa các nhân viên, làm
tăng sự thỏa mãn đối với công việc, tăng được tình cảm và lòng trung thành đối
với tổ chức. Họ sẽ làm việc với một động lực mới, thúc đẩy quá trình làm việc
được tốt hơn.
Tuy nhiên, nguồn này cũng có một số nhược điểm cần khắc phục. Khi đề
bạt những người đang làm việc trong tổ chức có thể sẽ hình thành nhóm những
người không được bổ nhiệm. Họ thường có biểu hiện không phục lãnh đạo, bất
hợp tác với lãnh đạo,... Điều đó gây tâm lý chia bè phái, tạo nên các mâu thuẫn
nội bộ.
Những nhân viên cũ của tổ chức đã quen với cách làm việc của cấp trên
trước đây. Họ có thể sẽ rập khuôn theo cách làm việc đó, làm việc thiếu sáng
tạo, không tạo ra được sự mới mẻ trong phong cách làm việc. Điều này là không
tốt đối với những tổ chức đang trong tình trạng hoạt động kém hiệu quả.
Đối với những tổ chức có quy mô nhỏ, việc chỉ sử dụng nguồn nội bộ sẽ
không làm cho tổ chức thay đổi được chất lượng lao động.
trình tuyển chọn.
-Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực
lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức đến đăng ký, nộp
đơn tìm việc làm. Kết thúc quá trình tuyển mộ, tổ chức sẽ thu được đơn xin việc
của người lao động.
Quá trình tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển
chọn. Tuyển mộ là khâu cung cấp đầu vào cho tuyển chọn. Quá trình tuyển mộ
được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tuyển chọn, tiết kiệm chi phí
tuyển dụng và tổ chức sẽ tìm được những người lao động phù hợp với công
việc. Ngược lại, nếu thực hiện không tốt quá trình tuyển mộ thì những người lao
động có trình độ cao, có khả năng đáp ứng công việc có thể đã không được lựa
chọn hoặc có ít người nộp đơn xin việc hơn so với nhu cầu tuyển dụng thì việc
tuyển chọn cũng không có hiệu quả.
Tuyển mộ là một quá trình phức tạp, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng
nguồn nhân lực trong tổ chức. Không chỉ ảnh hưởng tới tuyển chọn, tuyển mộ
còn ảnh hưởng đến nhiều chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như đánh
giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,
các mối quan hệ lao động,…
-Tuyển chọn là bước tiếp sau của tuyển mộ. Tuyển mộ là tập trung các
ứng viên lại, còn tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều
khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để quyết định xem
trong số các ứng viên ấy ai là người hội tụ đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho
công ty.
Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản
mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện.
Quá trình tuyển chọn cần đáp ứng đủ 3 yêu cầu sau:
- Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch hoá
nguồn nhân lực của công ty.
- Tuyển chọn được những người lao động có trình độ phù hợp với yêu cầu công
việc nhằm đạt được năng suất lao động cao.
- Tuyển chọn được những người có đủ sức khoẻ, đạo đức, kỷ luật, trung thực, có
động cơ làm việc tốt, có khả năng gắn bó lâu dài với công ty.
4.2 Vai trò của tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng là điều kiện trung tâm cho sự thắng lợi của tổ chức. Hoạt
động tuyển dụng được thực hiện tốt thì trong tương lại tổ chức sẽ có một đội
ngũ lao động có chuyên môn cao, đáp ứng được yêu cầu công việc, nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức. Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ tạo cho
tổ chức có một lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực so với các tổ chức khác
trong cùng lĩnh vực, ngành nghề.
Tuyển dụng được những ứng viên phù hợp sẽ giúp tổ chức tránh được
những thiệt hại và rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh như không mất
chi phí cho đào tạo lai, tuyển dụng lại, tránh được những tai nạn lao động trong
quá trình thực hiện công việc,…
Tuyển dụng tốt còn là điều kiện để thực hiện hiệu quả các hoạt động quản
trị nguồn nhân lực khác như: đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực, quan hệ lao động,…
Công tác tuyển dụng được thực hiện tốt sẽ giúp những người lao động
được nhận vào làm việc ở những vị trí công việc phù hợp với khả năng, trình
độ, sở trường và tính cách của mình. Điều này góp phần tạo ra sự thoả mãn
trong lao động, tạo động lực làm việc cho người lao động và nâng cao năng suất
lao động. Từ đó, người lao động sẽ tin tưởng, gắn bó trung thành với tổ chức,
làm việc tốt hơn khiến hoạt động của tổ chức luôn đạt hiệu quả cao. Như vậy, có
thể nói tuyển dụng là dấu hiệu đầu tiên cho sự thành công của tổ chức.
4.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực trong tổ chức
4.3.1 Các yếu tố thuộc về tổ chức
Những tổ chức có uy tín, được ứng viên đánh giá càng cao thì càng có
khả năng thu hút được nhiều ứng viên giỏi. Tâm lý chung của người xin việc là
muốn tìm được công việc tốt, ổn định. Những tổ chức có uy tín trên thị trường
sẽ có khả năng cung cấp những công việc thoả mãn những mong muốn đó. Vì
vậy, người lao động thường chú trọng nộp đơn xin việc vào các tổ chức có uy
tín. Ngược lại, những tổ chức bị ứng viên đánh giá thấp thường có ít ứng viên
và khả năng thu hút được những ứng viên giỏi không lớn.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến chi phí mà doanh
nghiệp dự định sẽ chi trả cho hoạt động tuyển dụng. Những doanh nghiệp có
khả năng tài chính lớn sẽ sẵn sàng đầu tư lượng chi phí lớn để xây dựng một
quy trình tuyển dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Nhờ đó, tổ chức thu hút
được nhiều ứng viên hơn. Đồng thời, những tổ chức có tiềm lực về tài chính sẽ
có khả năng chi trả lương cao và ổn định. Tiền lương và mức độ đóng góp của
nhân viên cho doanh nghiệp có mối quan hệ tương hỗ. Việc trả lương cao chính
là yếu tố tạo động lực tốt để những người lao động giỏi nộp đơn xin việc vào
những vị trí trống trong tổ chức.
Quảng cáo không chỉ là hình thức quảng bá sản phẩm, hàng hoá dịch vụ,
lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà còn gây dựng được hình ảnh, uy tín của tổ
chức trên thị trường. Ngày nay, nhiều tổ chức đầu tư một lượng chi phí lớn cho
việc quảng cáo. Nhờ đó mà mọi người đều biết đến tổ chức. Đây cũng là một
cách để tổ chức thu hút được nhiều ứng viên.
Hoạt động tuyển dụng còn bị ảnh hưởng bởi công tác công đoàn. Công
đoàn là lực lượng bảo vệ, đại diện cho người lao động. Công đoàn sẽ có phản
ứng nếu các cấp quản trị tuyển dụng nhân lực thiếu bình đẳng hoặc phân biệt
đối xử.Đồng thời, bầu không khí văn hoá của tổ chức cũng tác động lớn đến
tuyển dụng. Văn hoá tổ chức là món ăn tinh thần, chất keo đoàn kết, là niềm tự
hào cho mỗi cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Một tổ chức có bầu không
khí năng động, đoàn kết, trẻ trung, kích thích sáng tạo thì cấp quản trị sẽ tuyển
chọn được nhiều nhân tài.
Hoạt động tuyển dụng phải được tiến hành công khai và bình đẳng với
mọi ứng viên. Nhà tuyển dụng phải công bằng thì mới đảm bảo tuyển được
những người thực sự có năng lực, phù hợp với công việc. Ngược lại, những nhà
tuyển dụng thiếu công bằng sẽ tuyển lựa lao động phụ thuộc vào các mối quan
hệ riêng, tuyển những người lao động không phù hợp với công việc, không đáp
ứng được các tiêu chuẩn tuyển chọn của tổ chức, làm giảm hiệu quả của hoạt
động tuyển dụng.
4.3.2 Các yếu tố thuộc về môi trường
Doanh nghiệp cần nhìn nhận được mối quan hệ giữa cung và cầu về loại
lao động mà doanh nghiệp đang sử dụng.Khi cung lao động lớn hơn cầu lao động sẽ dẫn đến dư thừa lao động. Thường thì khi tỷ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên
càng nhiều và tổ chức càng dễ tuyển nhân viên. Cùng một công việc sẽ có nhiều
người nộp đơn xin việc và nhà quản trị sẽ có cơ hội để lựa chọn được những
ứng viên phù hợp nhất với công việc. Ở Việt Nam, dân số phát triển nhanh, lực
lượng lao động hàng năm cần việc làm ngày càng đông. Đây chính là một điều
kiện thuận lợi cho các nhà tuyển dụng.
Ngược lại, nếu cung lao động nhỏ hơn cầu lao động thì công tác tuyển
dụng sẽ gặp khó khăn. Nhà quản trị cần chớp lấy cơ hội tuyển dụng để đảm bảo
ứng viên được lựa chọn vẫn đáp ứng đủ yêu cầu đã được đặt ra mà không bị đối
thủ cạnh tranh “nẫng tay trên”.
Trong nền kinh tế thị trường, các tổ chức không phải chỉ cạnh tranh về
sản phẩm, hàng hoá dịch vụ mà còn cạnh tranh về số lượng và chất lượng nguồn
nhân lực. Nguồn nhân lực là tài sản quý giá nhất mà các tổ chức phải lo gìn giữ,
duy trì và phát triển. Để thực hiện được điều đó, các tổ chức phải có chính sách
nhân sự hợp lý, chế độ đãi ngộ tốt thì mới thu hút được nhân tài, giữ chân được
nhân viên ở lại với mình. Nguồn nhân lực giỏi chính là yếu tố quyết định sự
thắng lợi của tổ chức trong điều kiện thị trường cạnh tranh khốc liệt. Tổ chức
nào càng có sức mạnh trong cạnh tranh thì càng thu hút được nhiều nhân tài.
Ngược lại, nếu chính sách đãi ngộ không tốt thì tổ chức sẽ dễ mất nhân tài mà
việc tuyển dụng được những người tương đương là không dễ dàng, lại tốn thời
gian và tiền bạc.
Tình trạng kinh tế có ảnh hưởng lớn đến hoạt động tuyển dụng. Trong
giai đoạn kinh tế suy thoái, bất ổn có chiều hướng đi xuống, công ty thường thu
hẹp quy mô. Một mặt nó vẫn cần phải duy trì lực lượng lao động lành nghề, một
mặt phải cắt giảm chi phí lao động bằng cách không tuyển thêm lao động, giảm
giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm thời hoặc nghỉ việc,… khiến tỷ lệ thất
nghiệp gia tăng.
Ngược lại, khi kinh tế phát triển, công ty lại có nhu cầu mở rộng sản xuất
kinh doanh. Việc mở rộng sản xuất này đòi hỏi công ty phải tuyển thêm lao
động có trình độ, tăng lương và các chế độ đãi ngộ để thu hút được nhân tài.
Rõ ràng, kinh tế phát triển hay suy thoái đều có ảnh hưởng đến hoạt động
tuyển dụng.
4.4 Nội dung của tuyển dụng nhân lực
Khi có nhu cầu tuyển dụng, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lực lượng lao
động bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài. Mỗi nguồn
đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, tổ chức sẽ
quyết định nên tuyển mộ từ nguồn nào.
Nguồn này bao gồm những người đang làm việc cho tổ chức. Nguồn bên
trong thường được ưu tiên hàng đầu bởi nhiều ưu điểm của nó. Nguồn bên trong
gồm những người lao động đã qua thử thách về lòng trung thành, thái độ
nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm với công việc. Sử dụng nguồn này sẽ tiết
kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng. Người lao động đã quen với công
việc trong tổ chức khiến quá trình thực hiện công việc được diễn ra liên tục. Họ
dễ dàng thích nghi với công việc mới hơn. Họ đã quen với những đặc điểm,
mục tiêu, định hướng, văn hóa của tổ chức nên ít bỏ việc. Sử dụng nguồn nội bộ
sẽ hạn chế được một cách tối đa việc ra các quyết định sai trong đề bạt và
thuyên chuyển lao động. Đồng thời, hình thức tuyển dụng trực tiếp từ các nhân
viên đang làm việc trong tổ chức sẽ tạo ra sự thi đua giữa các nhân viên, làm
tăng sự thỏa mãn đối với công việc, tăng được tình cảm và lòng trung thành đối
với tổ chức. Họ sẽ làm việc với một động lực mới, thúc đẩy quá trình làm việc
được tốt hơn.
Tuy nhiên, nguồn này cũng có một số nhược điểm cần khắc phục. Khi đề
bạt những người đang làm việc trong tổ chức có thể sẽ hình thành nhóm những
người không được bổ nhiệm. Họ thường có biểu hiện không phục lãnh đạo, bất
hợp tác với lãnh đạo,... Điều đó gây tâm lý chia bè phái, tạo nên các mâu thuẫn
nội bộ.
Những nhân viên cũ của tổ chức đã quen với cách làm việc của cấp trên
trước đây. Họ có thể sẽ rập khuôn theo cách làm việc đó, làm việc thiếu sáng
tạo, không tạo ra được sự mới mẻ trong phong cách làm việc. Điều này là không
tốt đối với những tổ chức đang trong tình trạng hoạt động kém hiệu quả.
Đối với những tổ chức có quy mô nhỏ, việc chỉ sử dụng nguồn nội bộ sẽ
không làm cho tổ chức thay đổi được chất lượng lao động.
Nguồn này bao gồm những mới đến xin việc. Họ là
những sinh viên đã
tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề; những người
đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; những người đang làm việc tại các
tổ chức khác; bạn bè của nhân viên trong công ty;...
So với nguồn bên trong thì nguồn bên ngoài đa dạng và phong phú hơn.
Đây là những người được trang bị những kiến thức tiên tiến và có hệ thống. Từ
nguồn bên ngoài, tổ chức sẽ có được nhiều sự lựa chọn hơn và có cơ hội để đổi
mới chất lượng nguồn nhân lực.
tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề; những người
đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; những người đang làm việc tại các
tổ chức khác; bạn bè của nhân viên trong công ty;...
So với nguồn bên trong thì nguồn bên ngoài đa dạng và phong phú hơn.
Đây là những người được trang bị những kiến thức tiên tiến và có hệ thống. Từ
nguồn bên ngoài, tổ chức sẽ có được nhiều sự lựa chọn hơn và có cơ hội để đổi
mới chất lượng nguồn nhân lực.
Những người lao động từ nguồn bên ngoài thường có
cách nhìn mới đối
với tổ chức. Họ mang lại cho tổ chức một bầu không khí làm việc mới, tạo ra sự
thay đổi cần thiết trong cách làm việc cũ của tổ chức.
Nhưng tuyển lao động từ nguồn bên ngoài thì tổ chức sẽ phải bỏ ra chi
phí lớn để đầu tư cho hoạt động tuyển mộ. Người lao động lại chưa thể đáp ứng
ngay được yêu cầu của công việc. Tổ chức sẽ mất thời gian để hướng dẫn họ
với tổ chức. Họ mang lại cho tổ chức một bầu không khí làm việc mới, tạo ra sự
thay đổi cần thiết trong cách làm việc cũ của tổ chức.
Nhưng tuyển lao động từ nguồn bên ngoài thì tổ chức sẽ phải bỏ ra chi
phí lớn để đầu tư cho hoạt động tuyển mộ. Người lao động lại chưa thể đáp ứng
ngay được yêu cầu của công việc. Tổ chức sẽ mất thời gian để hướng dẫn họ
Chương 3: Vấn đề thực hiện phân tích công việc tại Việt Nam vẫn chưa được thực hiện tốt và những xu hướng mới trong phân tích công việc
1. Vấn đề phân tích công việc tại Việt Nam
Ở Việt nam hiện nay vấn đề phân tích công việc trong các cơ quan , tổ chức vẫn còn rất mới mẻ. Hầu hết các cơ quan nhà nước không có hoạt động phân tích công việc. Lý do của vấn đề trên là nền công vụ của nước ta theo mô hình chức nghiệp. Đó là sự kết hợp khá logic của các yếu tố: bằng cấp, chuyên môn, tay nghề và tất cả các yếu tố đó đều phụ thuộc vào sử dụng ngân sách nhà nước để khuyến khích đãi ngộ.
Việc phân chia công vụ trong cơ quan ,tổ chức được hiểu rất đơn giản theo cách phân chia công vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể, gọi chung là ngành. Bên cạnh đó những người làm việc trong tổ chức nói chung hành chính nói riêng được tuyển dụng vào làm việc theo hưởng lương, trong đó có quy định rõ ràng bậc, ngạch,...
Bố trí nhân sự trong tổ chức theo nhiều mô hình chưa chuyên nghiệp“ giống như việc đặt một người vào một bậc thang gồm nhiều bậc đã được vạch sẵn. Tại mỗi bậc thang đó, có thể có nhiều người cùng đứng và làm các công việc khác nhau, nhưng có cùng chế độ. Đứng ở các bậc thang khác có mức lương khác nhau nhưng có khi lại không khác nhau về công việc của ngạch. Có thể có nhiều thang khác nhau với những mức đứng đầu tiên khác nhau.”
Vấn đề thực hiện phân tích công việc ở Việt Nam hiện nay chủ yếu trong 3 loại hình doanh nghiệp chính: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Nó đem lại hiệu quả chưa tốt cho các doanh nghiệp này.
2. Xu hướng mới trong phân tích công việc
Ngày này, trong một thế giới thay đổi một cách nhanh chóng, doanh nghiệp phải đối mặt với những thay đổi diễn ra hàng ngày. Chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp cũng thay đổi liên tục. chính vì vậy, công việc của mỗi người trong doanh nghiệp cũng trở nên mở rộng hơn và ít chuyên môn hóa hơn. Thay vì cố định chuyên môn hóa như trước đây, công việc của nhân viên được thiết kế theo hướng linh hoạt và mở rộng hơn. Điều này đỏi hỏi việc phân tích công việc tập trung vào các kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc hơn là chỉ liệt kê ra các nhiệm vụ cụ thể công việc.Để đáp ứng yêu cầu này của xã hội, một số doanh nghiệp đã chuyển từ việc phân tích công việc sang phân tích vai trò của chức vụ công việc ở các khía cạnh.Tầm quan trọng của chức vụ đó đối với việc đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.Những kết quả doanh nghiệp mong muốn chức vụ công việc đó mang lại cho doanh nghiệp.Những kiến thức, kỹ năng và chuyên môn cần thiết để thực hiện được vai trò của chức vụ công việc.
Chính vì lý do này mà một số người cho rằng chúng ta nên tập trung vào thiết kế công việc hơn là phân tích công việc. Do công việc hay thay đổi cho nên thay vì chúng ta tuyên dụng những người làm ở một vị trí nhất định bằng những người có thể chuyển đôi các chức vụ và công việc khi cần thiết
KẾT LUẬN
Phân tích công việc là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động
quản lý nguồn nhân lực trong bất cứ một tổ chức, không chỉ trong khu vực tư
ngay cả trong khu vực nhà nước. phân tích công việc là chìa khóa và cũng là nội
dung không thể thiếu của bất kỳ hệ thống quản lý nhân sự nào trong xu hướng
hiện nay. Nó đem lại hiệu quả cao trong công việc. phân tích công việc giúp tổ
chức thực hiện công việc của các tổ chức được khoa học hơn, rõ ràng hơn, tránh
hiện tượng chồng chéo trong khi thực hiện, quy định rõ chức năng nhiệm vụ của
từng cá nhân, bộ phận.
Nhìn chung phân tích công việc có vai trò rất quan trọng. Hiện nay được áp dụng rất nhiều nước trên thế giới, đặc biệt là những nước có nền công vụ theo mô hình chức nghiệp. Ở Việt Nam vấn đè phân tích công việc trong các cơ quan nhà nước nối chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng hầu như không có vì chúng ta tổ chức nền công vụ theo mô hình chức nghiệp. vấn đề này chủ yếu tập trung ở các khối doanh nghiêp, nhà nước, doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Đây cũng là một câu hỏi đặt ra đói với nền hành chính Việt Nam liệu chúng ta có thể kết hợp vấn đề phân tích công việc vào mô hình chức nghiệp của chúng ta hay không? Nếu làm được vấn đề này thì nền hành chính của chúng ta sẽ có nhiều bước tiến mới và đạt nhiều thành tựu mới.
Nhìn chung phân tích công việc có vai trò rất quan trọng. Hiện nay được áp dụng rất nhiều nước trên thế giới, đặc biệt là những nước có nền công vụ theo mô hình chức nghiệp. Ở Việt Nam vấn đè phân tích công việc trong các cơ quan nhà nước nối chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng hầu như không có vì chúng ta tổ chức nền công vụ theo mô hình chức nghiệp. vấn đề này chủ yếu tập trung ở các khối doanh nghiêp, nhà nước, doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Đây cũng là một câu hỏi đặt ra đói với nền hành chính Việt Nam liệu chúng ta có thể kết hợp vấn đề phân tích công việc vào mô hình chức nghiệp của chúng ta hay không? Nếu làm được vấn đề này thì nền hành chính của chúng ta sẽ có nhiều bước tiến mới và đạt nhiều thành tựu mới.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét